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06-6372-6417一般社団法人ナレッジキャピタルにおける
個人情報の取り扱いについて
PRIVACY POLICY
当社は、お客様の多様なご要請に対し、質の高いサービスをご提供し、お客様との強い信頼関係を確立することを目指しております。そのためにも、当社は、お客様の個人情報につきましては、極めて重要な情報資産として、適法かつ公正な方法で取得を行うとともに、以下にしたがい、適切に利用、管理、保護させていただきます。この文書は、個人情報の保護に関する法律の規定にしたがい、当社が個人情報を取り扱うにあたって、その利用目的を公表し、その取扱い等についてご説明するものです。
欧州経済領域にお住まいの方はこちらをご確認ください。
個人情報の利用目的
当社が保有するお客様の個人情報をすべて以下の目的で利用させていただきます。当社は、ご本人のご同意を得ないで、この利用目的の達成に必要な範囲を超えてお客様の個人情報を利用いたしません。
●展示・貸館事業、会員制サロンの運営、飲食・物販事業、事務所、スペースの貸出事業、ショールーム・店舗等の企画・デザイン等コンサルティング業務、企業の研究開発支援業務及び企業間の提携斡旋業務、アワード（表彰・顕彰）事業、イベントの企画・制作・実施及び広報活動、当社の広報業務・広告宣伝業務の代理業、各種事業の経営コンサルタント業務などの事業につきまして、お客様からのお申込、お客様への当社からのご提案などお客様とのご商談に当たり、適切な対応を行うため。
●お客様とのご契約につきまして、当社においてそのご契約の管理を適切に行うため。また、ご契約の終了後におきましても、ご照会への対応や法令等により必要となる管理を適切に行うため。
●当社の会社紹介、各種情報案内や、イベント・商品・サービスのご紹介をダイレクトメール、電子メール、電話等によりご案内させていただくため。
●当社が配信するメールマガジンへの登録並びに登録情報に関する電子メールでの連絡、登録情報の管理、お客様へのアンケート実施を行うため。
●お客様によりよい商品、サービスを提供させていただくためなど、よりご満足をいただくためのマーケティング分析に利用するため。
●当社において経営上必要な各種の管理を行うため。
なお、上記以外の目的で個人情報を利用させていただく場合は、その利用目的を明確にし、事前にご本人の同意をいただきます。
個人データの共同利用
当社が保有するお客様の個人データは、下記記載の共同利用者と下記記載の各利用目的のために個人情報項目を共同して利用させていただきます。
共同利用する個人情報の項目
各種お申し込み時の登録事項。氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、電子メールアドレス等、下記利用目的に必要な範囲の項目
共同利用者
株式会社KMO 代表取締役 水原 正明
利用目的
・ナレッジキャピタルのイベント案内や営業案内または各種情報提供のため
・ナレッジサロン会員のお客様のご紹介、マッチング
・お客様からのお問合せ、苦情等に対し適切に対応するため
・その他上記利用目的に準ずるか、これらに密接に関連する目的のため
管理責任者
上記利用目的のための共同利用に関し、個人データの管理について責任を有する事業者は当社とします。
個人データの第三者への提供
当社が保有するお客様の個人データは、お客様のご同意なしに第三者に開示・提供いたしません。ただし、以下の場合はお客様のご同意なく個人データを開示・提供することがあります。
●法令の規定に基づく場合。
●人の生命、身体または財産（法人の財産を含む）の保護のために必要がある場合であって、お客様のご同意を得ることが困難であるとき。
●公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様のご同意を得ることが困難であるとき。
●国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様のご同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
個人情報の取得
個人情報は、個人情報を（1）当社ホームページや書面に明示する利用目的の範囲内において、ご本人から直接取得する方法や、（2）当社提携先、業務委託先等が適法に取得した情報を、法令の範囲内でそれらの者から提供を受ける間接的な方法により、適法かつ公正な手段で取得を行います。
法令の遵守
当社は、個人情報を保護し、その安全性を実現するためには、すべての役職員が個人情報の取扱いに関する法令およびその他規範を周知し、これを遵守することが必要であることを認識し、その徹底をはかります。
個人データの保護・管理
当社では、社内マニュアル等を定め、お客様の個人データの管理にあたっては、適切な管理を行うとともに、外部への流出の防止のために最大限の注意を払っています。また、外部からの不正アクセス、紛失、破壊、改ざんなどの危険に対しては、適切かつ合理的なレベルの安全対策を実施しています。
個人データの取扱いの委託
当社では、よりよいサービスをご提供するために、業務を外部に委託することがあり、その際、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合があります。委託先の選定に際しては、委託先においても個人データの管理、秘密保持、再委託の制限、お客様の個人データの漏洩防止等に関して、適切な取扱いがなされているかどうかについて基準を定めて慎重に評価しており、その評価に基づいて選定し、管理を行っています。
（委託先の例示）
開発・運営事業における施工会社、設計会社、管理会社、内装会社、イベント受託会社、施設運営受託会社等
業務上必要な情報処理サービス会社、ダイレクトメール発送会社等
保有個人データの開示・訂正等・利用停止等
保有個人データの開示
お客様は当社に対して当社が有しているお客様ご自身の保有個人データをお客様に開示するよう求めることができます。お客様からご自身に関する保有個人データの開示を求められた場合、当社は法令に基づき遅滞なく適切に対応します。
保有個人データの訂正等
開示した結果、当該保有個人データに誤りがある場合は、お客様は当社に対して当該保有個人データの訂正、追加または削除（以下「訂正等」という）を求めることができます。お客様からご自身に関する保有個人データの訂正等を求められた場合、当社は法令に基づき遅滞なく適切に対応します。
保有個人データの利用停止等
お客様から以下の理由によって、当社が有しているお客様ご自身の保有個人データの利用の停止、消去および第三者への提供の停止(以下「利用停止等」という)を求められた場合、その求めに正当な理由があると判明したときは、当社は法令に基づき遅滞なく適切に対応します。
●当社が有しているお客様ご自身の保有個人データを、当社が目的外利用している
●当社が有しているお客様ご自身の保有個人データが適正かつ適法な手段により取得されたものではない
●当社が有しているお客様ご自身の保有個人データが、上記「個人データの第三者提供」に違反している
保有個人データの開示・訂正等・利用停止等のご依頼に対しましては、当社所定の「ご本人確認」の手続きを取らせていただいた上で、当社所定のお申し出のお手続きをお願いすることになります。また、手数料のお支払いをお願いすることもございます。手続き・手数料については「個人情報お問い合わせ窓口」までお問い合わせください。
プライバシーポリシーの適用範囲と他社サイトへのリンク
当社のホームページ上には、お客様に有用な情報を提供するため他社のホームページのリンクがございますが、当社は他社のホームページでのプライバシー保護についての責任は負いかねます。それぞれのリンク先のホームページでのプライバシーポリシーをご確認くださいますようお願い申し上げます。
個人情報お問い合わせ窓口
一般社団法人ナレッジキャピタル 個人情報お問い合わせ窓口
受付時間：月～金 10:00～17:00(祝日・年末年始を除く)
TEL: 06-6372-6530
欧州経済領域および英国にお住まいの方への追加情報
欧州経済領域（EEA）および英国にお住いの方へ、上記に加え、EU一般データ保護規則（GDPR）および英国国内法として編入されたGDPR（以下、総称してGDPRといいます）に基づき、以下の事項をお伝えします。上記の記載内容と以下の事項の間で矛盾・齟齬がある場合、以下の内容が優先します。
1. 管理者
本セクションに記載する個人データの管理者は、一般社団法人ナレッジキャピタル（以下、当社といいます）です。
2. 個人データの処理目的と適法根拠
当社は、お客様から直接またはEEAに所在する当社の提携機関から、お客様の個人データを取得し、かつ、以下の目的のために個人データを処理します。その適法根拠は目的ごとに、以下の通りです。
| 目的 | 個人データのカテゴリ | 適法根拠 |
|---|---|---|
| A. 事務所、スペースの貸出事業 | ・社名 ・担当者名 ・連絡先 |
・お客様及び当社の正当利益(事務所、スペースの貸出事業の適切な実施）のために必要 |
| B. 企業間の提携斡旋 | ・社名 ・担当者名 ・連絡先 ・業務内容 ・その他関連する情報 |
・お客様及び当社の正当利益（企業間の提携斡旋の適切な実施）のために必要 |
| C. アワード（表彰・顕彰）事業 | ・応募者名 ・連絡先 ・応募内容 ・審査内容 ・学校名 ・学年or卒業年 ・生年月日 |
・管理者の正当利益（欧州メディアに募集案内を掲載して行う表彰・顕彰事業）のために必要 |
| D. ライター（特派員）募集 | ・ライター名（氏名、ペンネーム） ・連絡先 ・執筆内容 ・報酬額 ・住所 ・連絡先 ・口座番号 ・生年月日 ・性別 ・職業 |
・データ主体との契約に先立つ準備手続きのため |
| E. お客様との商談、業務連絡、情報提供 | ・社名 ・担当者名 ・連絡先 ・連絡内容 |
・お客様及び当社の正当利益（お客様との商談、業務連絡、情報提供の実施）のために必要 |
| F. メールマガジンの送付 | ・社名 ・担当者名 ・連絡先 |
・データ主体の同意 |
| G. ウェブサイトの安全管理その他正常な機能の維持 | ・IPアドレス ・その他のアクセス元端末に関する情報 ・当社のウェブサイトへのアクセス履歴 |
・当社の正当利益（ウェブサイトの安全管理その他正常な機能の維持）のために必要 |
| H. ウェブサイトの利用分析 | ・IPアドレス ・その他のアクセス元端末に関する情報 ・当社のウェブサイトへのアクセス履歴 ・クッキーを利用して取得する情報 （ブラウザ識別情報、本サイトにおける行動履歴など） ※詳細はクッキーポリシー参照 |
・当社の正当利益（ウェブサイトの利用分析）のために必要 ・データ主体の同意 |
| I. ターゲティング広告の提供 | ・クッキーを利用して取得する情報 （ブラウザ識別情報、本サイトにおける行動履歴など） ※詳細はクッキーポリシー参照 |
・データ主体の同意 |
| J. 当社の権利の主張、立証、防御 | ・当社の権利の主張、立証、防御のために必要な情報 | ・管理者の正当利益（当社の権利の主張、立証、防御）のために必要 |
3. 個人データの保持期間
当社は、上記2.に記載する目的のために必要な期間、もしくは適用法令により定められている期間、あなたの個人データを保管します。当社は、あなたの個人データを利用する必要がなくなった場合、適用法令及び当社の定める手続きにしたがって、あなたの個人データを消去もしくは匿名化します。
4. センシティブデータ
当社は通常、GDPR9条の意味におけるセンシティブデータを取得しません。当社がセンシティブデータを取得する場合、お客様から明示的な同意を取得する等適用法令の定める手続きに従います。
5. 個人データの開示
当社は、上記2．に記載の目的のうち、C.アワード（表彰・顕彰）事業の目的達成に必要な範囲において、顕彰審査を行う審査員・選考委員にお客様の個人データを開示いたします。このほか、当社は、上記2. の各目的を達成するために必要な範囲で、当社の委託先に、お客様の個人データを開示します。かかる委託先がGDPRの意味における処理者である場合、当社は、委託先が、当社は、当該処理者と当社の間でGDPR第28条に基づく契約を締結することにより、適切な保護措置を講じます。このほか、法令上の義務や要請に対応するために、お客様の個人データを政府機関等に開示する場合があります。
6. 域外移転
上記5.に記載する個人データの第三者への開示は、EEA、英国、または日本以外の国・地域への越境移転に該当する場合があります。その場合、当社は、以下のいずれかのデータ保護措置を講じます。
・欧州委員会または英国政府による十分性認定
・欧州委員会が採択した標準契約条項（Standard Contractual Clauses, SCC）
・英国議会が承認した国際データ移転契約（International Data Transfer Agreement, IDTA）又は国際データ移転SCC補遺（International Data Transfer Addendum to the European Commission's Standard Contractual Clauses）
越境移転が、偶発的であり、反復的なものでない場合その他GDPRの定める条件において、当社は、上記のデータ保護措置によらず、をお客様の明示的な同意に基づきお客様の個人データを越境移転することがあります。上記2．に記載の目的のうち、C. アワード（表彰・顕彰事業）の目的のために、EEA、英国、または日本以外の国・地域にある審査委員・選考委員に、お客様の個人データを開示することがあります。お客様は、顕彰への応募をもってこのような開示に同意したものとします。
7. お客様の権利
お客様は当社による個人データの利用について、GDPR所定の条件のもと、以下の権利を有します。
・同意撤回権：上記2.に記載のとおり、当社がお客様の同意に基づいてお客様の個人データを取得、利用、または開示する場合、お客様はその同意をいつでも撤回することができます。
・アクセス権：当社が保有するお客様の個人データについて問い合わせる、確認する、およびそのコピーの提供を求める権利。
・訂正権：当社が保有するお客様の個人データが不正確である場合、その訂正を求める権利。お客様は、当社が保有するお客様の個人データが不完全である場合、完全なものにするよう求める権利も有します。
・消去権：一定の条件の下で、お客様の個人データの消去を求める権利。
・処理制限権：当社が正当な利益を適法根拠として行う個人データ処理について、一定の条件の下で、お客様の個人データの取扱いを制限するよう求める権利。
・異議申立権：一定の条件の下で、お客様の個人データの取扱いに対して異議を申し立てる権利。
8. 監督機関への不服申し立て
お客様は、当社の個人データの取扱いについて、お客様がお住いの地域を管轄するデータ保護監督当局に不服を申し立てることができます。監督当局の連絡先は以下より確認することができます。
EEAにお住いの方：https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en
英国にお住いの方：https://ico.org.uk/
9. 個人データのお問い合わせ窓口
お客様が上記7．の記載の権利の行使を希望される場合、またはお客様の権利についてご質問がある場合、以下の方法で当社へご連絡ください。
一般社団法人ナレッジキャピタル 個人情報お問い合わせ窓口
info@kc-i.jp
10. EEAおよび英国代理人
当社は、EU/EEAにおけるデータ保護に関する一般データ保護規則第2016/679号、英国におけるデータ保護法の目的に対してDataRep社をデータ保護代理人として任命いたしました。当社へのご質問、もしくは個人データに関する権利行使をしたい場合には、お客様はご自身の国からDataRep社へ以下の方法でコンタクトしていただくことができます。
・DataRep社に電子メールで問い合わせをする
datarequest@datarep.com
Subjectに＜一般社団法人ナレッジキャピタル＞を必ず入れてご送付ください。
・フォームで問い合わせをする
https://www.datarep.com/data-request からご入力ください。
・郵便で問い合わせをする
宛先は必ず ‘DataRep’ とご記載ください。
DataRep社への郵送先
| Country | Address |
|---|---|
| Austria | DataRep, City Tower, Brückenkopfgasse 1/6. Stock, Graz, 8020, Austria |
| Belgium | DataRep, Place de L'Université 16, Louvain-La-Neuve, Waals Brabant, 1348, Belgium |
| Bulgaria | DataRep, 132 Mimi Balkanska Str., Sofia, 1540, Bulgaria |
| Croatia | DataRep, Ground & 9th Floor, Hoto Tower, Savska cesta 32, Zagreb, 10000, Croatia |
| Cyprus | DataRep, Victory House, 205 Archbishop Makarios Avenue, Limassol, 3030, Cyprus |
| Czech Republic | DataRep, IQ Ostrava Ground floor, 28. rijna 3346/91, Ostrava-mesto, Moravska, Ostrava, Czech Republic |
| Denmark | DataRep, Lautruphøj 1-3, Ballerup, 2750, Denmark |
| Estonia | DataRep, 2nd Floor, Tornimae 5, Tallinn, 10145, Estonia |
| Finland | DataRep, Luna House, 5.krs, Mannerheimintie 12 B, Helsinki, 00100, Finland |
| France | DataRep, 72 rue de Lessard, Rouen, 76100, France |
| Germany | DataRep, 3rd and 4th floor, Altmarkt 10 B/D, Dresden, 01067, Germany |
| Greece | DataRep, 24 Lagoumitzi str, Athens, 17671, Greece |
| Hungary | DataRep, President Centre, Kálmán Imre utca 1, Budapest, 1054, Hungary |
| Iceland | DataRep, Kalkofnsvegur 2, 3rd Floor, 101 Reykjavík, Iceland |
| Ireland | DataRep, The Cube, Monahan Road, Cork, T12 H1XY, Republic of Ireland |
| Italy | DataRep, Viale Giorgio Ribotta 11, Piano 1, Rome, Lazio, 00144, Italy |
| Latvia | DataRep, 4th & 5th floors, 14 Terbatas Street, Riga, LV-1011, Latvia |
| Liechtenstein | DataRep, City Tower, Brückenkopfgasse 1/6. Stock, Graz, 8020, Austria |
| Lithuania | DataRep, 44A Gedimino Avenue, 01110 Vilnius, Lithuania |
| Luxembourg | DataRep, BPM 335368, Banzelt 4 A, 6921, Roodt-sur-Syre, Luxembourg |
| Malta | DataRep, Tower Business Centre, 2nd floor, Tower Street, Swatar, BKR4013, Malta |
| Netherlands | DataRep, Cuserstraat 93, Floor 2 and 3, Amsterdam, 1081 CN, Netherlands |
| Norway | DataRep, C.J. Hambros Plass 2c, Oslo, 0164, Norway |
| Poland | DataRep, Budynek Fronton ul Kamienna 21, Krakow, 31-403, Poland |
| Portugal | DataRep, Torre de Monsanto, Rua Afonso Praça 30, 7th floor, Algès, Lisbon, 1495-061, Portugal |
| Romania | DataRep, 15 Piaţa Charles de Gaulle, nr. 1-T, Bucureşti, Sectorul 1, 011857, Romania |
| Slovakia | DataRep, Apollo Business Centre II, Block E / 9th floor, 4D Prievozska, Bratislava, 821 09, Slovakia |
| Slovenia | DataRep, Trg. Republike 3, Floor 3, Ljubljana, 1000, Slovenia |
| Spain | DataRep, Calle de Manzanares 4, Madrid, 28005, Spain |
| Sweden | DataRep, S:t Johannesgatan 2, 4th floor, Malmo, SE - 211 46, Sweden |
| United Kingdom | DataRep, 107-111 Fleet Street, London, EC4A 2AB, United Kingdom |
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・ウェブサイトのパフォーマンスの改善のための分析データの収集
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最終更新日：2024年6月14日
Our data protection policy: How we process personal data at Knowledge Capital Association?
In order to build a trustful relationship with our customers by providing high quality services satisfying the various requirements, we would like you to find this personal data protection policy when you are the provider of personal data to the Knowledge Capital Association.
In order to appropriately use, manage and protect all acquired personal data collected from customers in a lawful and fair manner as our very important information assets in accordance with applicable data protection laws, regulations and other rules, this policy document aims to show you how we process the personal data in general and provide you with supplemental information to what we will provide when we obtain your individual consent.
Additional information for residents in the European Economic Area countries or the United Kingdom
Who we are?
Knowledge Capital Association is a private, non-profit institution, that owns a space known as “Knowledge Capital” which is a core premise at the Grand Front Osaka and offers a diverse array of services such as running directly managed premises, shops and membership salons at Knowledge Capital, office rental business, events and award business, advertising and promotion activities as well as empowering a wide range of external partnerships for public interest.
You can contact our team at:
Tel +81-6-6372-6530
Fax +81-6-6359-2970
Email info@kc-i.jp
i. Why do we obtain your personal data?
We require your personal data for any of the following purposes based on your consent unless otherwise specified; provided that we do not intend to use your personal data beyond the specified purpose without further consent or safeguards:
1. To handle your applications that you submitted;
2. To make you our proposals about the exhibition and/or rental space services or any other related service;
3. To manage our membership salons;
4. To offer and sell goods;
5. To rent office space;
6. To provide our consultation on planning and design of showrooms and premises;
7. To provide support services for research and development of the companies;
8. To facilitate partnership between companies;
9. To provide prize and award presentation service;
10. To plan, produce, execute, and promote events;
11. To provide agency services concerning public relations, advertisements, and marketing;
12. To provide consulting service for various businesses;
13. To administer contracts with customers;
14. To administer our office generally in order to respond to your enquiries or to comply with legal requirements concerning health and hygiene;
15. To manage past contractual relationships especially after the termination of such contracts; the legal basis for such processing is the contract;
16. To send you our corporate profile; various information bulletins; and the advertisements of events, products, and services through various mediums such as direct mail, e-mail, and telephone, etc.
17. To manage your subscription registration for e-mail newsletters and communications related to registered information;
18. To manage the subscribers;
19. To carry out customer surveys;
20. To use for marketing analysis in order to provide better products and services and thereby attain a higher level of customer satisfaction; the legal basis for such processing is the contract when there is one. When there is no contract, the legal basis is our legitimate interest to provide better service to the existing customers.
Please note that the list of these purposes may be added to and/or updated in the future.
ii. Joint Use of personal data
The following categories of your personal data processed by us will be jointly used with the following joint user for the following purposes:
1. Categories of personal data:
Personal data registered at the time of the applications of various events, including applicants’ name, gender, date of birth, address, telephone number, and e-mail address.
2. Joint user
KMO Corporation President Masaaki Mizuhara
3. Purposes of use
・To send advertisements and related information of the relevant event and business;
・To provide introduction and matching service for Knowledge Salon members;
・To respond to your enquiries and complaints, etc.;
・To do anything similar to or closely related to the foregoing.
4. Responsible administrator
Knowledge Capital Association.
iii. Provision of personal data to third parties
We do not intend to disclose or provide your personal data to any third parties without you consent except in the following circumstances:
1. To comply with any applicable laws, court orders or other valid legal processes;
2. To enforce or apply our terms of use, any subscription contract/agreement or any of our other rights we have against you;
3. To protect and defend our rights, assets, and properties, including to protect against misuse or unauthorized use of our services by you or any third party;
4. When it is necessary to protect your, a third party’s or public’s safety, assets and/or properties.
iv. How we acquire your personal data?
We have two sources of your personal data: (1) directly from you, or (2) from our business associates and outsourced contractors from whom we have lawfully acquired it.
v. Compliance with laws and ordinances
We recognize the importance of complying with and familiarising all our officers with applicable laws, regulations and ordinances in order to respect the rights of data subjects, which we endeavour to ensure strictly.
vi. Protection and management of personal data
To protect the right to the personal data, we manage it appropriately and exercise the utmost caution to prevent leakage by adopting internal manuals. Furthermore, we have implemented and committed to constantly improve appropriate and reasonable level of safety measures against unauthorized external access, loss, destruction, and falsification of personal data.
vii. Outsourcing of personal data processing
Please be informed that from time to time, we may outsource the processing of personal data in whole or in part, to provide you with better services. In selecting outsourced contractors, we establish strict standards so that we choose only a contractor who process personal data appropriately, maintains confidentiality, respects all applicable laws, regulations, and ordinances, performs the processing by itself without sub-contracting, and has sufficient preventive measures against leakage of personal data.
(Examples of contractors)
The examples of outsourced companies include:
Construction companies, design companies, management companies, interior finishing companies, outsourced event management companies, and outsourced facility management companies, etc., in relation to our development and management business;
Property leasing companies and property management companies, etc., in relation to our rental and leasing business.
viii. Data retention period
We will retain your personal data as follows:
・When we obtain your personal data for the communication purposes:
Indefinitely (personal data will be kept for as long as you do not withdraw your consent);
・When we obtain your personal data for event booking purposes: for 5 years after the event;
・When we obtain your personal data for our services of providing information, responding to enquiries and other services: for 5 years, unless you withdraw your consent to the processing of your personal data earlier;
We will retain your personal data in accordance with applicable legal requirements, and only for as long as necessary for the purposes described in this policy or as long as required by law or to defend potential legal claims.
ix. Your rights
You have the right to withdraw your consent to us about your personal data at any time, without affecting the lawfulness of the processing based on your consent prior to its withdrawal.
Moreover, to the extent required by applicable law and subject to legal limitations, you have the rights:
・to have access to your personal data;
・to have inaccurate data corrected or removed,
・to object to the processing of your personal data;
・to restrict our use of your personal data;
・to erase your personal data;
・to receive your personal data in a usable electronic format and transmit it to a third party (the right to “data portability”); and
・to lodge a complaint with your local data protection authority.
In particular, we are committed to working with you to reach a fair resolution of any privacy complaint or concerns. However, if you believe that we have not been able to assist you with complaint or concern, you have the right to make a complaint with a competent data protection authority.
If you have any questions or concerns in connection with your personal data or want to exercise your rights, please contact us at:
Company name Knowledge Capital Association
Address Tower B 11 Foor., Grand Front Osaka, 3-1 Ofuka-cho, Kita-ku, Osaka 530-0011, Japan
Tel +81-6-6372-6530 (Open weekdays, 9:00 a.m. to 5:00 p.m.)
Fax +81-6-6359-2970
Email info@kc-i.jp
x. Scope of application of privacy policy and external links
We do not assume any responsibility for the privacy protection on the websites of other companies to which the links are provided on our website for the purpose of providing of useful information to customers. Please visit the privacy policies of each of these linked websites.
xi. Cookie policy
For information on our use of cookies and details about Knowledge Capital Association’s commitment to your privacy, please visit Knowledge Capital Association’s Cookie Policy.
：https://kc-i.jp/en/about/cookiepolicy/
xii. Notice updates
Please be informed that we will revise this policy each time there is any material change, such as the way we collect or use personal data, the categories of personal data we collect or any other aspect about the personal data and if we make any substantial changes we will notify you by posting a prominent notice on the website.
Additional information for residents in the European Economic Area countries or the United Kingdom
For residents of the European Economic Area (EEA) or the United Kingdom, in addition to the above, we provide the following information in accordance with the GDPR and the United Kingdom (UK) GDPR (hereinafter collectively referred to as the “GDPR”). If there is any conflict between the following part and “Our data protection policy” above, this part will prevail.
1. Controller
Knowledge Capital Association (“we”, or “our”; the same applies hereinafter) is the controller as defined under the GDPR of your personal data as specified in this part.
2. Purposes and legal basis
We collect your personal data directly from you or from one of our affiliated organisations located in the EEA, and process your personal data for the following purposes and on the respective legal basis set forth below:
| Purposes | Categories of personal data | Legal basis |
|---|---|---|
| A. To conduct office and space rental business |
|
|
| B. To facilitate partnerships between companies |
|
|
| C. To provide prize and award presentation service |
|
|
| D. To recruit writers (correspondents) |
|
|
| E. To conduct business negotiations, communicate with you, and provide you with information |
|
|
| F. To send newsletters |
|
|
| G. To maintain website security and other functions |
|
|
| H. To analyse the use of the website |
|
|
| I. To provide targeted advertising |
|
|
| J. To establish, exercise, and defend our legal rights |
|
|
3. Data retention
We store your personal data for no longer than is necessary for the purposes set out in Section 2 above or for the periods specified by applicable law. If your personal data processed by us is no longer needed, we will delete or anonymize the personal data pursuant to applicable law and our procedures.
4. Sensitive categories of personal data
We generally do not collect and use sensitive categories of your personal data in the meaning of Article 9 of the GDPR. If we do collect sensitive categories of personal data, we will follow the procedures required by applicable laws, such as obtaining your explicit consent.
5. Disclosure of personal data
We will disclose your personal data to members of the jury to the extent necessary to achieve the purpose of “C. To provide prize and award presentation service” as described in Section 2 above. We will also disclose your personal data to our service providers to the extent necessary to achieve the purposes described in Section 2 above. When such service providers act as "data processors" as defined by the GDPR, we ensure they implement suitable data protection measures through data processing agreements between us and them, in accordance with Article 28 of the GDPR.
We may also disclose your personal data to government authorities and other agencies to comply with legal obligations and requests.
6. Transfers of personal data to third countries
The disclosure of personal data to third parties as described in Section 5 above may involve cross-border transfers of personal data to third countries outside the EEA, the UK, or Japan. In such cases, we rely on one of the following data protection safeguards:
- An Adequacy Decision of the EEA or the UK; or
- Standard Contractual Clauses adopted by the European Commission; or
- An International Data Transfer Agreement or an International Data Transfer Addendum to the European Commission’s Standard Contractual Clauses approved by the UK Parliament.
If the transfer of personal data to third countries is incidental, non-repetitive, or under other conditions set forth in the GDPR, we may transfer your personal data to third countries with your explicit consent without the data safeguards described above. We may transfer your personal data to jury members located outside the EEA, the UK, Japan, or other countries deemed to provide an adequate level of data protection pursuant to the Article 45 of the GDPR. This transfer is for the purpose of providing prize and award presentation service as described in Section 2 above. By submitting your application for the award presentations, you are considered to have given your consent to these transfers..
7. Your rights
You have the following rights with respect to the processing of your personal data by us under the conditions prescribed by the GDPR:
- Withdrawal of consent: You have the right to withdraw your consent at any time if we process your personal data based on your consent as described in Section 2 above.
- Access to personal data: You have the right to contact us regarding personal data concerning you, to obtain confirmation from us as to whether personal data concerning you is being processed, and to request a copy of your personal data.
- Rectification of personal data: You have the right to request that we rectify any inaccuracies in your personal data that we have. You also have the right to request that we complete your personal data that we have if it is incomplete.
- Erasure of personal data: You have the right to request us to erase your personal data under certain conditions.
- Restriction of processing of personal data: You have the right to request us to restrict the processing of your personal data under certain conditions where we process your personal data on the legal basis of our legitimate interest.
- Objection to processing of personal data: You have the right to object to the processing of your personal data under certain conditions.
8. Complaint to a data protection supervisory authority
You may lodge a complaint to a competent data protection supervisory authority in the Member State of your residence. For the contact detail, please confirm below:
For EEA residents: https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en
For UK residents: https://ico.org.uk/
9. Enquiry
If you would like to exercise any of your rights specified in Sectioin 7 above or if you have any questions or enquiries regarding your rights, please contact us using the contact details below:
Knowledge Capital Association
info@kc-i.jp
10. Representative in the EU and the UK
We have appointed DataRep as our data protection representative for the purposes of the General Data Protection Regulation No 2016/679 in the EU/EEA and the Data Protection Act 2018 in the UK. If you have any questions to us or wish to exercise your rights related to personal data, you may contact DataRep from your country by using one of the following methods.
・Contact by e-mail at datarequest@datarep.com
please make sure to insert “Knowledge Capital Association” in a subject box.
・Contact via form on https://www.datarep.com/data-request
・Contact by post
please send your inquiry to the address listed below.
For inquiry by post, please make sure to write “DataRep” in the address.
| Country | Address |
|---|---|
| Austria | DataRep, City Tower, Brückenkopfgasse 1/6. Stock, Graz, 8020, Austria |
| Belgium | DataRep, Place de L'Université 16, Louvain-La-Neuve, Waals Brabant, 1348, Belgium |
| Bulgaria | DataRep, 132 Mimi Balkanska Str., Sofia, 1540, Bulgaria |
| Croatia | DataRep, Ground & 9th Floor, Hoto Tower, Savska cesta 32, Zagreb, 10000, Croatia |
| Cyprus | DataRep, Victory House, 205 Archbishop Makarios Avenue, Limassol, 3030, Cyprus |
| Czech Republic | DataRep, IQ Ostrava Ground floor, 28. rijna 3346/91, Ostrava-mesto, Moravska, Ostrava, Czech Republic |
| Denmark | DataRep, Lautruphøj 1-3, Ballerup, 2750, Denmark |
| Estonia | DataRep, 2nd Floor, Tornimae 5, Tallinn, 10145, Estonia |
| Finland | DataRep, Luna House, 5.krs, Mannerheimintie 12 B, Helsinki, 00100, Finland |
| France | DataRep, 72 rue de Lessard, Rouen, 76100, France |
| Germany | DataRep, 3rd and 4th floor, Altmarkt 10 B/D, Dresden, 01067, Germany |
| Greece | DataRep, 24 Lagoumitzi str, Athens, 17671, Greece |
| Hungary | DataRep, President Centre, Kálmán Imre utca 1, Budapest, 1054, Hungary |
| Iceland | DataRep, Kalkofnsvegur 2, 3rd Floor, 101 Reykjavík, Iceland |
| Ireland | DataRep, The Cube, Monahan Road, Cork, T12 H1XY, Republic of Ireland |
| Italy | DataRep, Viale Giorgio Ribotta 11, Piano 1, Rome, Lazio, 00144, Italy |
| Latvia | DataRep, 4th & 5th floors, 14 Terbatas Street, Riga, LV-1011, Latvia |
| Liechtenstein | DataRep, City Tower, Brückenkopfgasse 1/6. Stock, Graz, 8020, Austria |
| Lithuania | DataRep, 44A Gedimino Avenue, 01110 Vilnius, Lithuania |
| Luxembourg | DataRep, BPM 335368, Banzelt 4 A, 6921, Roodt-sur-Syre, Luxembourg |
| Malta | DataRep, Tower Business Centre, 2nd floor, Tower Street, Swatar, BKR4013, Malta |
| Netherlands | DataRep, Cuserstraat 93, Floor 2 and 3, Amsterdam, 1081 CN, Netherlands |
| Norway | DataRep, C.J. Hambros Plass 2c, Oslo, 0164, Norway |
| Poland | DataRep, Budynek Fronton ul Kamienna 21, Krakow, 31-403, Poland |
| Portugal | DataRep, Torre de Monsanto, Rua Afonso Praça 30, 7th floor, Algès, Lisbon, 1495-061, Portugal |
| Romania | DataRep, 15 Piaţa Charles de Gaulle, nr. 1-T, Bucureşti, Sectorul 1, 011857, Romania |
| Slovakia | DataRep, Apollo Business Centre II, Block E / 9th floor, 4D Prievozska, Bratislava, 821 09, Slovakia |
| Slovenia | DataRep, Trg. Republike 3, Floor 3, Ljubljana, 1000, Slovenia |
| Spain | DataRep, Calle de Manzanares 4, Madrid, 28005, Spain |
| Sweden | DataRep, S:t Johannesgatan 2, 4th floor, Malmo, SE - 211 46, Sweden |
| United Kingdom | DataRep, 107-111 Fleet Street, London, EC4A 2AB, United Kingdom |
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Last Updated: 2024 14 June
